Anleitung Artikelstammimport
Inhalt
Das Modul Artikelschnittstelle bietet die Möglichkeit, Artikel von (System) Lieferanten in den Einkaufsartikelstamm zu importieren. Es Können dabei Hautlieferanten definiert werden und Suchgruppen vereinbart, über die das spätere Auffinden der erleichtert wird.
Voraussetzungen
Eine vom Lieferanten zur Verfügung gestellte Importdatei
Gepflegte Artikelkonditionen
Gepflegte Kalkulationsgruppenzuordnung
Vorgabe der Artikelpräfix in den Firmengrundeinstellungen Firmengrundeinstellungen - Import
Mögliche Importformate
DATANORM 4.0 MATERIAL
DATANORM 5.0 MATERIAL
LOGICAL DATANORM 5.0 MATERIAL
PROFLEX® ASCII - CSV
SCHÜCO DATANORM 4.0 MATERIAL
SCHÜCO ASCII - CSV
WICTOP DATANORM 4.0 MATERIAL
Besonderheiten bei SCHÜCO, wenn die Importdatei direkt von SCHÜCO kommt, nicht von LogiKal:
pricelist_yyyymmdd.xml - Preisliste, die eingelesen werden soll
siehe Preisliste Schücal hier finden sie die Preislisten
msxsl.exe - Konverter (muss im PROFLEX®-Verzeichnis liegen)
schueco-xml2csv.xsl – Template zum Konvertieren (muss im PROFLEX®-Verzeichnis liegen)
Achtung: encoding ="utf-8" nicht encoding="iso-8859-15"
Zum Korrigieren kann das Template mit Doppelklick (Editor) geöffnet werden.
Die pricelist_yyyymmdd.xml wird mit dem Tool msxsl.exe und dem Stylesheet schueco-xml2csv.xsl in eine CSV-Datei konvertiert, die dann importiert wird. Erfolgt automatisch.
Ablauf
Reiter Externe Datenquelle
Für die zu importierenden Artikel müssen für jeden Lieferanten folgende Informationen hinterlegt werden:
Lieferant
Schnittstellenart (CSV, XML, DATANORM )
Kommen die Importdateien aus LogiKal, ist die Schnittstellenart in der Regel LOGICAL DATANORM 5.0 MATERIALVerzeichnis und Dateiname
Optional kann gesetzt werden, ob Bilder mit importiert werden sollen.
Über das rechte Maus Menu wird der Menupunkt Von externer Datenquelle einlesen beim gewünschten Lieferanten aufgerufen. Wurde in der Vergangenheit für diesen Lieferanten bereits ein Import durchgeführt, erscheint folgende Meldung, die mit Ja beantwortet werden soll.
Die Daten werden eingelesen. Je nach Rechner- /Serverleistung kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen.
Nach erfolgreichem Import wird der Reiter Artikel importieren aktiviert.
Unter Umständen erscheint ein Hinweis, dass Kostenstellen vorgefunden wurden, die in der Kalkulationsgruppenzuordnung nicht gepflegt sind. Diese müssen vor der Übertragung in Artikelstamm nachbearbeitet werden.
Ebenso sollten unter den Artikelkonditionen die vom Lieferanten zugeteilten Rabatte oder Spezialpreise eingepflegt sein, bevor die Daten in den Artikelstamm übertragen werden.
Reiter Artikel importieren
Im Filterbereich wird jetzt der Lieferant, für den der Import erfolgte, selektiert. Die aus der Datenquelle eingelesenen Artikel werden angezeigt.
Sollte der PROFLEX®-Artikel eine eigene Nummer haben, kann man mit der Funktion Eigene Artikelnummern erzeugen der Artikelnummer ein PRÄFIX mitgeben.
Über das rechte Maus Menu wird die Funktion In Einkaufsartikelstamm übertragen aufgerufen. Das Übertragen in den Artikelstamm beginnt.
Erste Maske - Bestehende Artikel/Neue Artikel:
Die Angaben betreffen Artikel, die bereits in PROFLEX® importiert sind oder neu importiert werden.
Hier ist wichtig, die Option Artikelkonditionstabelle vorrangig zu aktivieren.
Diese Option bezieht sich auf die Artikelkonditionen in den Stammdaten (siehe Voraussetzungen)
Rabatt nicht ändern ist standardmäßig aktiviert.
Wichtig: hier sollte der Import erst mit einem Artikel durchgeführt werden, indem man im Filter Lieferantenartikel einen Artikel auswählt.
Der importierte Artikel sollte dann geprüft werden:
Stimmen Preise
Stimmen Rabatte
Stimmen Einheiten
Zweite Maske - Bestehende Artikel:
Die Angaben betreffen Artikel, die bereits in PROFLEX® importiert sind.
Kalk.Preis und EK-Preis: Option Immer anpassen aktivieren
Feste Wert*: Zuschlag
Abgleich der Artikeldaten:
Allgemeine Daten aktivieren
Informationen, die in den Beschreibungs- und Werkstattexte hinterlegt wurden, werden überschrieben.Technische Daten aktivieren
Kalk.-Kostenstelle (laut Kalkulationsgruppen-Zuordnung) aktivieren, wenn bewusst Kostenstellen geändert werden sollen
Dritte Maske - Neue Artikel:
Die Angaben betreffen Artikel, die neu in PROFLEX® importiert werden.
Kalk.-Gruppen vorrangig: Muss aktiviert sein, damit neue Artikel mit einer kalkulatorischen Kostenstelle versehen werden. Voraussetzung ist die Zuordnung von Rabattgruppen und Kostenstellen in Kalkulationsgruppenzuordnung
Priorität: Hauptlieferant - Wird im Einkauf dann automatisch als Lieferant für diesen Artikel vorgeschlagen.
Die Suchgruppe kann als freie Eingabe definiert werden. Sie dient dem späteren, leichteren Auffinden der Artikel für eventuelle nachträgliche Bearbeitungen.
Lager-Kz*: sollte mindesten Nur WE erforderlich gesetzt werden.
Bei Bedarf können auch EK-Gruppen und Kostenstellen angegeben werden.
Diese Selektion betrifft dann alle Artikel die importiert werden.
Um die Artikel in den Artikelstamm endgültig zu übertragen, muss Fertigstellen gedrückt werden.
Die Übertragung kann ebenfalls einige Zeit in Anspruch nehmen.
Ein Artikelimport sollte deshalb nicht zu Hauptarbeitszeiten angestoßen werden.
Reiter Protokoll
Sollte beim Einlesen oder Übertragen in den Artikelstamm ein Fehler auftreten, erfolgt ein Hinweis und das Protokoll kann eingesehen werden.