PROFLEX® Wissensdatenbank
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Anleitung eRechnung für Ausgangsrechnungen

Voraussetzungen

  1. Pflichtfelder der eigenen Adresse befüllt

  2. Pflichtfelder der Kundenadresse befüllt

  3. OutputManagement der Kundenadresse ist angepasst

  4. GOTOMAXX ist installiert

Ablauf

Einrichtung Eigene Adresse

In der Regel wird die eigene Adresse bei der Einführung schon richtig eingestellt und die nötigen Informationen eingetragen.

Pflichtfelder die bei der Erstellung einer eRechnung geprüft werden:

Name1, Straße, PLZ, Ort, Land, Umsatzsteuer-ID (im Reiter Abwicklung), IBAN und BIC (im Reiter Zahlwege)

Bei zwei unterschiedlichen Unternehmensbereichen kann für jeden Bereich eine eigene Adresse in Proflex hinterlegt werden. In Gotomaxx wird anschließend die Adresse übernommen, die im Rechnungskopf bei der Erstellung der Rechnung ausgewählt wurde.

Einrichtung Kundenadresse

In der Kundenadresse müssen folgende Felder befüllt sein:

Reiter Allgemein: Name1, Straße, PLZ, Ort, Land

Reiter Abwicklung: bei öffentlicher Hand (Behörde, DB usw.) wird eine Leitweg ID benötigt und die Umsatzsteuer ID wenn die Leistungsart für §13b zum Einsatz kommt.

Reiter OutputManagement:

Für den Bereich Rechnung kann an dieser Stelle der Typ der Ausgabe eingestellt werden. Hier gibt es 3 Optionen: Mail XRechnung PDF + XML, Mail XRechnung XML oder Mail ZUGFeRD.

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Bei der Option Mail XRechnung PDF + XML wird im Anhang der erzeugten E-Mail wie gewohnt das PDF und zusätzlich die XML-Datei (XRechnung) angehängt.

Wählt man nur Mail XRechnung aus, ist im Anhang nur die XML-Datei und beim ZUGFeRD ist im anhang ein PDF in dem die XML-Datei eingebettet ist. Wenn die Optionen mit der XML-Datei genutzt werden sollen, ist die Leitweg ID notwendig. Für eine ZUGFeRD Datei wird die LeitwegID nicht benötigt.

Wann XML und wann ZUGFeRD?

ZUGFeRD wird für B2B und XML bei der öffentlichen Hand benötigt

Erstellung einer xRechnung

  1. Rechnung öffnen

  2. Druckvorschau öffnen

  3. Report auswählen

  4. Drucker auswählen: gotomaxx PDFMAILER

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  1. Über die Buttons E-Mail, Postausgang oder Output kann eine E-Mail mit Anhang erzeugt werden. Im Anhang sollte sich je nach Einstellung im OutputManagement die richtige Datei befinden und kann versendet werden.

Besonderheiten:

  • Der Ansprechpartner, der im Rechnungskopf unter ”Unser Kontakt“ ausgewählt ist, muss in Proflex (unter Systemeinstellungen → Benutzer-/Rechteverwaltung) eine Telefonnummer mit mindestens drei Ziffern sowie eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.

  • E-Rechnungen akzeptieren keine Positionen mit einem negativen Preis.

    Damit eine E-Rechnung in Proflex erstellt werden kann, muss das Minuszeichen von Preis auf die Anzahl übertragen werden. Der Preis selbst muss positiv sein. Dadurch wird der Gesamtbetrag der Position weiterhin korrekt mit einem negativen Wert berechnet.

  • Bei jeder Leistungsart (unter Stammdaten → Büro → Leistungsarten) muss eine Steuerkategorie hinterlegt sein. Anbei die Tabelle mit der jeweils richtigen Steuerkategorie für jede Leistungsart:

    image-20260728-204559.png


  • Für eine korrekte Erstellung der eRechnung muss jedes Land in Proflex mit dem entsprechenden Ländercode gemäß ISO 3166-1 Alpha-2 hinterlegt sein.

    Der Ländercode muss dabei dem offiziellen zweistelligen ISO-Code des jeweiligen Landes entsprechen, damit die eRechnung korrekt erstellt und verarbeitet werden kann: Laendercodes_E_Rechnung_Deutschland_ISO_3166_Alpha2.docx