Info zu den Grundsätzen der Buchführung GoBD

Fragestellung

Wie werden die GoBD Richtlinien in PROFLEX umgesetzt?

Erklärung

Die Regelungen des GoBD greifen auf alle steuerlichen Aufzeichnungen und deren Verarbeitung durch EDVSysteme. Generell soll durch die Anforderungen der GoBD sichergestellt werden, dass die nachfolgenden Grundsätze eingehalten werden:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, insbesondere:
  o Vollständigkeit
  o Einzelaufzeichnungspflicht
  o Richtigkeit
  o zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  o Ordnung
  o Unveränderbarkeit

PROFLEX® als sog. EDV-System unterstützt diese Grundsätze durch folgende Funktionen/Merkmale:
Erforderliche Pflichtangaben auf Rechnungen/Gutschriften (Vollständigkeit)

• Die Angaben auf den Rechnungen/Gutschriften können im Report definiert werden

• Die Vorgaben für das Layout erfolgen durch den Anwender und wird direkt im Rechnung-/
  Gutschrift-Report hinterlegt

• Angaben wie Datum, Adressnummer, Steuernummer, Umsatzsteuer ID, Mehrwertsteuer
  und die eigene Steuernummer werden automatisch zur Verfügung gestellt. Eine Prüfung
  und Ergänzung erfolgt im Rahmen der Belegerfassung

Nachverfolgbarkeit/Ordnung

• Die Belegnummern werden selbständig vom Programm lückenlos fortlaufend vergeben
  (Eine Definition von Nummernkreisen mit/ohne Präfix ist möglich)

• Für alle relevanten Datensätzen stehen die Felder „Geändert durch/am“ zur Verfügung

• Eine Änderung der Belegnummer in irgendeiner Form ist nicht möglich

• Eine Veränderung von bereits gedruckten Rechnungen ist nicht möglich

• Relevante Belege werden automatisch als PDF/A archiviert. Diese Dokumente können
  ebenfalls nicht verändert werden.

Übergabe an Finanzbuchhaltung/Lohnbuchhaltung

• Die Übergabe der Daten erfolgt gezielt durch den Anwender

• Es erfolgt eine Prüfung auf steuerliche Vollständigkeit der Daten; bei Fehlern wird
  ein Protokoll zur Verfügung gestellt

• Mehrfachübergaben werden unterbunden und übergebene Belege werden gekennzeichnet

• Die erzeugten Übergabedateien können archiviert werden

• Fragen zur Einrichtung in PROFLEX können Sie an support@proflex-software.de richten.

Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung haben die Finanzbehörden einen gesetzlichen Anspruch auf den Zugriff von steuerrelevanten Daten. Hierzu zählen in jedem Fall Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung.

Bitte beachten Sie: Auch andere digitale Unterlagen können als steuerlich relevant eingestuft werden. Welche
Daten darunterfallen, muss im Einzelfall entschieden werden. Die betroffenen Daten müssen von Ihnen bzw. dem Unternehmen über einen aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von bis zu zehn Jahren unveränderbar sowie maschinell lesbare und auswertbar für die digitale Betriebsprüfung vorgehalten werden.

Der Betriebsprüfer bzw. die Finanzverwaltung hat drei Zugriffsarten für die Prüfung von Unternehmen zur
Auswahl:

• Z1 Unmittelbarer Datenzugriff: (Nur-Lesezugriff auf das EDV-System des geprüften Unternehmens)

• Z2 Mittelbarer Datenzugriff: (maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen
  Auswertungsmöglichkeiten nach Vorgaben des Prüfers)

• Z3 Datenträgerüberlassung: (Überlassung aller gespeicherter Unterlagen sowie Aufzeichnungen aller
  zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen auf einem geeigneten Datenträger – etwa CDROM oder DVD)

Diese können sowohl alternativ als auch kumulativ verwendet werden. Um die Bereitstellung der GoBD konformen Daten für Ihr Unternehmen zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung einen Beschreibungsstandard entwickelt, welcher durch die Prüfer-Software IDEA (GDPdU-Software) genutzt werden kann.

In der Regel haben alle Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltungsprogramme eine sog. IDEA Schnittstelle um alle relevanten Daten für die Prüfung bereitzustellen.

In einem ERP-System, wie z.B. PROFLEX® werden Daten erfasst, abgerufen, verarbeitet und ausgewertet.
Darüber hinaus stellen wir auswertungsfähige Daten im Rahmen der Lohn- und Finanzbuchhaltungsschnittstelle zur Verfügung. Eine Prüfung dieser Daten ist in der Regel nicht notwendig.

Sollte im Rahmen einer Prüfung dennoch ein Zugriff auf diese Daten gefordert werden, so stehen folgende
Zugriffsarten zur Verfügung:

Z1: Es wird ein PROFLEX® Userprofil zur Verfügung gestellt, welches den lesenden Zugriff auf ausgewählte
Programmbereiche für den Prüfer ermöglicht
Z2: Es können neben internen Auswertungen, alle relevanten Daten auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden um diese extern zu prüfen. Dies sind folgende Formate:

• ASCII delimited (kommagetrennte Werte)

• Microsoft Excel®

• ODBC-Zugriff

Der Umfang kann nach Bedarf definiert werden – hierbei stehen wir Ihnen unterstützend zur Verfügung.

Z3: Eine komplette Datenträgerüberlassung ist in PROFLEX® durch Bereitstellung der Datenbanksicherung
samt Datenbankdokumentation möglich.

GoBDHandlungsempfehlungen.pdf GoBD.pdf