Anleitung Inventar verwalten

Fachliche Umsetzung

Mit dem im PROFELX® Standardumfang enthaltenen Programm Inventar besteht die Möglichkeit alle im Betrieb vorhandenen Betriebsmittel und das Inventar zu erfassen und zu verwalten. 

Darüber hinaus können alle relevanten Dokumente über die PROFLEX® Dokumentenablage (neue Kategorie: INVENTAR) hinterlegt werden. 

Zusätzlich mit der optionalen Erweiterung: CRM/Aufgabenverwaltung ToDo können fällige Termine für Prüfungen, Wartungen, etc. hinterlegt und im Rahmen der CRM-Bearbeitung abgerufen werden.

Technische Umsetzung

Das Programm Inventar ist im Menü: | Büro | angesiedelt. Dort erfolgt die Verwaltung der Betriebsmittel bzw. des Inventars.

Im Menü | Stammdaten | Büro | Inventar-Kategorien | können beliebige Kategorien zur Organisation des Inventars hinterlegt werden.

Voraussetzungen

Vergabe Rechte

Auf die Programme Inventar und Inventar-Kategorien kann nur zugegriffen werden, wenn die entsprechenden Rechte je User/Gruppe gesetzt sind. Dies erfolgt mittels der Rechteverwaltung je Benutzer/Gruppe. 
Menü: | System | Systemeinstellungen | Benutzer-/Rechteverwaltung | 

Ansonsten bleiben die Menüpunkte deaktiviert.

Einstellung Dokumentenablage

Im Menü: | Stammdaten | Büro | Dokumentenarten | kann die Struktur für die Dokumentenablage hinterlegt werden.

Beispielhaft:

In diesem Fall wurde eine Dokumentenarte UNTERLAGEN angelegt, deren zugeordnete Dokumente im Unterordner INVENTAR je Kennung (=Inventar-nummer) abgelegt werden.

Detailbeschreibung

Programmaufruf: | Büro | Inventar |

Reiter: Inventar

Im Programm Inventar erfolgt die Erfassung je Inventar, Betriebsmittel einzeln, anhand einer Inventar-Nummer die in der Regel automatische vergeben wird.

Darüber hinaus können Zusatzinformationen angeben werden wie:

• Bezeichnung

• Zuordnung zur Kategorie

• Identifikation (Inventar-Nummer, Serien-Nummer, Typen-Nummer)

• Anschaffungs-, Aktivierungs- und Deaktivierungsdatum

• Zuordnung zu Kostenstelle/Mitarbeiter/Inventar/Gebäude, Raum

• Lieferant

• Bild

In der PROFLEX® Leiste werden die hinterlegten Dokumentenarten angezeigt. Eine Zuordnung der Dokumente wie in PROFLEX® üblich ist auch hier möglich.

Eine Liste/Report über das erfasste Inventar kann über das Druckersymbol ausgegeben werden.

Reiter: InfoCenter: Inventar

Im Reiter InfoCenter kann nach dem erfassten Inventar gesucht werden. Die Darstellung erfolgt in der PROFLEX® üblichen Form tabellarisch.