Dokumentenarten anlegen

Inhalt

Mit der Dokumentenverwaltung können alle Dokumente und Dateien einer in PROFLEX angelegten Adresse, einem Angebot oder einem Auftrag zugeordnet und zentral archiviert werden
In der Dokumentenverwaltung können neue Dokumente angelegt und importiert werden
Zugriff auf alle Dokumente in jedem wesentlichen Bereich der Bearbeitung in PROFLEX
Festlegen einer Ablagestruktur und definition der Dateiablage (dynamisch anhand Kennung, Auftragsnummer, Angebotsnummer oder Projekt)
- Wichtig: Es gibt eine 1-stufige Ablagestruktur ohne Unterordner
Angabe von Vorlagedateien (MS-Word) für die Erstellung neuer Dokumente
Zusätzlich kann je Dokumentenart eine autom. Nummernvergabe festgelegt werden
Außerdem wird festgelegt ob und wie das Dokument archiviert wird.

Voraussetzungen

keine

Ablauf

Auswahl einer Dokumentenart

Die Dokumentenart GLOBAL wird verwendet um eine Vorlage, wie z.B. einen Standardbrief, in allen anderen Dokumentenarten zur Verfügung zu stellen.
Es besteht die Möglichkeit eigene Dokumentenarten anzulegen

Einstellungen der Dokumentenart

Ablageverzeichnis: Diese wird aus den Wird aus den Arbeitsplatzeinstellungen übernommen
Unterverzeichnis: Angabe des Unterverzeichnisses für die Belegkategorie Hier kann auch mit Variablen gearbeitet werden. Variable werden verwendet um dynamische Ablageordner von PROFLEX erstellen zu lassen. Als Variable werden ANGEBOT, AUFTRAG, KENNUNG, PROJEKTBEZEICHUNG und POSITION angeboten.
- Beispiel: AUFTRAG\|AUFTRAG|\FAKTURA\
- im Ordner AUFTRAG wird ein Unterordner |mit der Auftragsnummer| und darunter dem Unterordner FAKTURA angelegt
- 1) Ablagestruktur 2) Ablagepfad 3) Abgelegtes Dokument
Ordner für Vorgänge ohne Auftragsbezug: Angabe eines Ordners für Dokumente die ohne Auftragsbezug abgelegt werden. Beispiel: _ohne
Bereich: Auswahl eines Bereichs mit dem die abgelegten Dokumente verknüpft werden.
- Bsp.: Es soll eine neue Dokumentenart 1) FOTOS erstellt werden. Die Fotos sollen im 29 Unterordner Fotos liegen und dem 3) Bereich Auftrag zugeordnet sein
Automatische Nummernvergabe: Aktivieren, wenn die Dateinamenvergabe für diese Belegkategorie automatisch erfolgen soll.

Hinweis: Standard ist deaktiviert, dann wird der Datei- und Dokumentenname entsprechend dem Vorgang vergeben. Der Beleg heißt dann AUFTRAG-000123

PRÄFIX: Kürzel vor dem Dateiname, z.b. B für Beleg - Präfix wird in der Praxis selten verwendet. Bei dem Einsatz eines DMS Systems kann der Präfix helfen das Dokument zu erkennen
Aktueller Dateiname: nur in Verwendung bei autom. Nummernvergabe
Archivierung: Es wird angegeben ob und welche Art der Archivierung durchgeführt werden sollte
- Auswahl zwischen ohne, Versionen oder letzte Version
  - Ohne - Der erzeugte Beleg (Angebot, AB, Rechnung) wird nicht archiviert
  - Letzte Version: in der Ablage gibt es immer nur eine Version des letzten Ausdrucks.
  - Versionen: Mit jedem Belegausdruck wird eine Kopie abgelegt
- Unterscheidung Konzeptdruck/Finaldruck: Ist diese Option gesetzt, wird bei einem Konzeptdruck das Dokument noch nicht abgelegt und Archiviert. Dies passiert erst beim Finaldruck
Fibu relevant: Eine Rechnung ist Fibu relevant, wenn diese über eine Schnittstelle an die Fibu übergeben werden soll (DATEV Online)

Vorlagen

Hier können Vorlagen von MS-Word oder MS- Excel angegeben werden. Diese werden dann bei der Dokumentenart angeboten und über die Funktion Dokument anlegen/importieren aufgerufen werden.

Das Dokument wird beim Speichern automatisch im Ablagepfad der Dokumentenverwaltung abgelegt und ist dem Auftrag zugeordnet.

Bezeichnung: Angabe eine Bezeichnung der Vorlage
Datei: Auswahl der Datei Hinweis: Der Ort an welchem die Vorlage liegt, darf nicht mehr geändert werden.
Aktiv: Angabe ob die Vorlage aktiv ist
Zuordnungsschema: Angabe eine Zuordnungsschemas aus der Exceldefinition, um ein Excelblatt zu befüllen.

Hinweis: Für MS-Word gibt es Variablen welche verwendet werden können um Informationen von PROFLEX an WORD zu übertragen (Verzeichnis der Variablen und Anleitung)