Dokumentenarten anlegen

Inhalt

• Mit der Dokumentenverwaltung können alle Dokumente und Dateien einer in PROFLEX angelegten Adresse, einem Angebot oder einem Auftrag zugeordnet und zentral archiviert werden

• In der Dokumentenverwaltung können neue Dokumente angelegt und importiert werden

• Zugriff auf alle Dokumente in jedem wesentlichen Bereich der Bearbeitung in PROFLEX

• Festlegen einer Ablagestruktur und definition der Dateiablage (dynamisch anhand Kennung, Auftragsnummer, Angebotsnummer oder Projekt)

  • Wichtig: Es gibt eine 1-stufige Ablagestruktur ohne Unterordner

• Angabe von Vorlagedateien (MS-Word) für die Erstellung neuer Dokumente

• Zusätzlich kann je Dokumentenart eine autom. Nummernvergabe festgelegt werden

• Außerdem wird festgelegt ob und wie das Dokument archiviert wird.

Voraussetzungen

keine

Ablauf

Auswahl einer Dokumentenart

• Die Dokumentenart GLOBAL wird verwendet um eine Vorlage, wie z.B. einen Standardbrief, in allen anderen Dokumentenarten zur Verfügung zu stellen.

• Es besteht die Möglichkeit eigene Dokumentenarten anzulegen

Einstellungen der Dokumentenart

• Ablageverzeichnis: Diese wird aus den Wird aus den Arbeitsplatzeinstellungen übernommen

• Unterverzeichnis: Angabe des Unterverzeichnisses für die Belegkategorie Hier kann auch mit Variablen gearbeitet werden. Variable werden verwendet um dynamische Ablageordner von PROFLEX erstellen zu lassen. Als Variable werden ANGEBOT, AUFTRAG, KENNUNG, PROJEKTBEZEICHUNG und POSITION angeboten.

  • Beispiel: AUFTRAG\|AUFTRAG|\FAKTURA\

  • im Ordner AUFTRAG wird ein Unterordner |mit der Auftragsnummer| und darunter dem Unterordner FAKTURA angelegt

  • 1) Ablagestruktur 2) Ablagepfad 3) Abgelegtes Dokument

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• Ordner für Vorgänge ohne Auftragsbezug: Angabe eines Ordners für Dokumente die ohne Auftragsbezug abgelegt werden. Beispiel: _ohne

• Bereich: Auswahl eines Bereichs mit dem die abgelegten Dokumente verknüpft werden.

  • Bsp.: Es soll eine neue Dokumentenart 1) FOTOS erstellt werden. Die Fotos sollen im 29 Unterordner Fotos liegen und dem 3) Bereich Auftrag zugeordnet sein

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• Automatische Nummernvergabe: Aktivieren, wenn die Dateinamenvergabe für diese Belegkategorie automatisch erfolgen soll.

• PRÄFIX: Kürzel vor dem Dateiname, z.b. B für Beleg - Präfix wird in der Praxis selten verwendet. Bei dem Einsatz eines DMS Systems kann der Präfix helfen das Dokument zu erkennen

• Aktueller Dateiname: nur in Verwendung bei autom. Nummernvergabe

• Archivierung: Es wird angegeben ob und welche Art der Archivierung durchgeführt werden sollte

  • Auswahl zwischen ohne, Versionen oder letzte Version

    • Ohne - Der erzeugte Beleg (Angebot, AB, Rechnung) wird nicht archiviert

    • Letzte Version: in der Ablage gibt es immer nur eine Version des letzten Ausdrucks.

    • Versionen: Mit jedem Belegausdruck wird eine Kopie abgelegt

  • Unterscheidung Konzeptdruck/Finaldruck: Ist diese Option gesetzt, wird bei einem Konzeptdruck das Dokument noch nicht abgelegt und Archiviert. Dies passiert erst beim Finaldruck

• Fibu relevant: Eine Rechnung ist Fibu relevant, wenn diese über eine Schnittstelle an die Fibu übergeben werden soll (DATEV Online)

Vorlagen

Hier können Vorlagen von MS-Word oder MS- Excel angegeben werden. Diese werden dann bei der Dokumentenart angeboten und über die Funktion Dokument anlegen/importieren aufgerufen werden.

Das Dokument wird beim Speichern automatisch im Ablagepfad der Dokumentenverwaltung abgelegt und ist dem Auftrag zugeordnet.

• Bezeichnung: Angabe eine Bezeichnung der Vorlage

• Datei: Auswahl der Datei Hinweis: Der Ort an welchem die Vorlage liegt, darf nicht mehr geändert werden.

• Aktiv: Angabe ob die Vorlage aktiv ist

• Zuordnungsschema: Angabe eine Zuordnungsschemas aus der Exceldefinition, um ein Excelblatt zu befüllen.