E-Paper einrichten

Inhalt

PROFLEX® bietet mit dem Programm E-Paper die Möglichkeit in einen PROFLEX® Report eine bestehende Briefpapier-Vorlage einzudrucken.

In einen PROFLEX® Report wird in eine bestehende Briefpapier-Vorlage eingedruckt.
Prinzipiell wird dadurch die Verwendung eines „virtuellen Briefpapieres“ ermöglicht. D.h. falls sich Ihr Firmenpapier verändert, müssen Sie nur diese eine Datei austauschen.
Das Firmenpapier wird beim Versenden von E-Mail oder beim Archivieren von Belegen genutzt.

Hinweis: in PROFLEX wird die gleiche Vorlage für die erste UND die Folgeseiten verwendet. Es wird nicht zwischen 1. und 2. Seite unterschieden.

Voraussetzungen

1

Es wird eine eine Vorlage als PDF Dokument oder JPG-Datei benötigt, welche zentralisiert

abgelegt wird (z.B. in Ihrem PROFLEX® Netzlaufwerksbuchstaben, P:\Belege\Vorlagen\Mein_Briefpapier.pdf)

2

Empfehlung: keine gescannten Vorlagen verwenden, diese sind i.d.R. qualitativ unzureichend.

Stattdessen, sollte ein qualitativ höherwertiges PDF Dokument vom Grafiker oder eine jbg-Datei verwendet werden.

Die Datei sollte nicht größer als wie 500 KB sein, da sonst das Erstellen der Vorlagen zu lange dauert

3

Verwenden Sie im Pfadnamen und im Dokumentnamen keine Leerzeichen und keine Sonderzeichen (Unterstrich funktioniert).

Aufrufe

Menüleiste: System | Reports | E-Paper System

Ablauf

E-Paper anlegen

Je Zeile kann eine Vorlage erfasst werden.

Nummer hier vergeben Sie eine Nummer oder kurze Benennung
Vorlage Auswahl der Vorlage wie unter Voraussetzungen beschrieben
Orientierung in der Regel „zentriert"
Zoom Bei PDF hat sich 25% bewährt, bei jpg Dateien werden 100% angegeben.
- Dies muss durch ausprobieren ermittelt werde, indem man für einen Beleg einen Ausdruck erstellt und dann das in der Dokumentenverwaltung abgelegte PDF überprüft.
Verschiebung Horizontal / Vertikal -- hier kann ebenfalls wie bei Zoom eine Feinjustierung erfolgen

Dies ist erfahrungsgemäß selten erforderlich

Sind die verschiedenen E-Paper-Vorlagen hier angelegt, können in einem 2. Schritt verschiedene E-Paper-Vorlagen pro Report hinterlegen.

E-Paper dem Report zuordnen

Das E-Paper wird nun den Formularen/ Report(s) zugeordnet bei denen dieses verwendet werden soll, z. B. bei den kfm. Report Formularen (Angebot, Auftrag..)

Aufruf: Menüleiste: System | Reports | Reports

Auswahl des entsprechenden Reports

Reiter Definition unter E-Paper-Vorlage erfolgt die Auswahl auf die gewünschte E-Paper-Vorlage.

Bei mehreren Reports kann auch über die Funktion pauschal das E-Paper hinterlegt werden.

Dazu auf das Werkzeug-Symbol – Reports pauschal bearbeiten -- dann auswählen der

gewünschten Reports in dem neuen Fenster und Auswahl der E-Paper-Vorlage.

Verwendung in Ausdrucken

Das EPaper kommt bei folgenden Aktionen zum Einsatz:

Beim Verwenden der E-Mail Funktion in PROFLEX®
Bei der automatischen Archivierungsfunktion Dokumente in PROFLEX®

Verwenden der E-Mail Funktion

Verwendet man den entsprechenden Report welchem ein E-Paper zugewiesen ist, wird dieses automatisch verwendet. Beispiel:

Archivierungsfunktion

Dies geschieht automatisch, wenn der entsprechende Report für die Archivierung vorgesehen und ein EPaper hinterlegt ist. Beispiel:

Bei den Dokumenten wird dann automatisch der gedruckte Beleg zusätzlich als PDF mit Ihrem hinterlegten Firmenpapier abgelegt.