PROFLEX® Wissensdatenbank
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E-Paper einrichten

Inhalt

PROFLEX® bietet mit dem Programm E-Paper die Möglichkeit in einen PROFLEX® Report eine bestehende Briefpapier-Vorlage einzudrucken.

  • In einen PROFLEX® Report wird in eine bestehende Briefpapier-Vorlage eingedruckt.

  • Prinzipiell wird dadurch die Verwendung eines „virtuellen Briefpapieres“ ermöglicht. D.h. falls sich Ihr Firmenpapier verändert, müssen Sie nur diese eine Datei austauschen.

  • Das Firmenpapier wird beim Versenden von E-Mail oder beim Archivieren von Belegen genutzt.

 Hinweis: in PROFLEX wird die gleiche Vorlage für die erste UND die Folgeseiten verwendet. Es wird nicht zwischen 1. und 2. Seite unterschieden.

Voraussetzungen

1

Es wird eine eine Vorlage als PDF Dokument oder JPG-Datei benötigt, welche zentralisiert

abgelegt wird (z.B. in Ihrem PROFLEX® Netzlaufwerksbuchstaben, P:\Belege\Vorlagen\Mein_Briefpapier.pdf)

2

Empfehlung: keine gescannten Vorlagen verwenden, diese sind i.d.R. qualitativ unzureichend.

Stattdessen, sollte ein qualitativ höherwertiges PDF Dokument vom Grafiker oder eine jbg-Datei verwendet werden.

Die Datei sollte nicht größer als wie 500 KB sein, da sonst das Erstellen der Vorlagen zu lange dauert

3

Verwenden Sie im Pfadnamen und im Dokumentnamen keine Leerzeichen und keine Sonderzeichen (Unterstrich funktioniert).

Aufrufe

Menüleiste:  System | Reports | E-Paper System

Ablauf

E-Paper anlegen

Je Zeile kann eine Vorlage erfasst werden.

  • Nummer hier vergeben Sie eine Nummer oder kurze Benennung

  • Vorlage Auswahl der Vorlage wie unter Voraussetzungen beschrieben

  • Orientierung in der Regel „zentriert"

  • Zoom Bei PDF hat sich 25% bewährt, bei jpg Dateien werden 100% angegeben.

    • Dies muss durch ausprobieren ermittelt werde, indem man für einen Beleg einen Ausdruck erstellt und dann das in der Dokumentenverwaltung abgelegte PDF überprüft.

  • Verschiebung Horizontal / Vertikal -- hier kann ebenfalls wie bei Zoom eine Feinjustierung erfolgen

            Dies ist erfahrungsgemäß selten erforderlich

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  • Sind die verschiedenen E-Paper-Vorlagen hier angelegt, können in einem 2. Schritt verschiedene E-Paper-Vorlagen pro Report hinterlegen.

E-Paper dem Report zuordnen

Das E-Paper wird nun den Formularen/ Report(s) zugeordnet bei denen dieses verwendet werden soll, z. B. bei den kfm. Report Formularen (Angebot, Auftrag..)

Aufruf: Menüleiste: System | Reports | Reports

Auswahl des entsprechenden Reports

Reiter Definition unter E-Paper-Vorlage erfolgt die Auswahl auf die gewünschte E-Paper-Vorlage.

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Bei mehreren Reports kann auch über die Funktion pauschal das E-Paper hinterlegt werden.

Dazu auf das Werkzeug-Symbol – Reports pauschal bearbeiten -- dann auswählen der

gewünschten Reports in dem neuen Fenster und Auswahl der E-Paper-Vorlage.

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Verwendung in Ausdrucken

Das EPaper kommt bei folgenden Aktionen zum Einsatz:

  • Beim Verwenden der E-Mail Funktion in PROFLEX®

  • Bei der automatischen Archivierungsfunktion Dokumente in PROFLEX®

Verwenden der E-Mail Funktion

Verwendet man den entsprechenden Report welchem ein E-Paper zugewiesen ist, wird dieses automatisch verwendet. Beispiel:

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Archivierungsfunktion

Dies geschieht automatisch, wenn der entsprechende Report für die Archivierung vorgesehen und ein EPaper hinterlegt ist. Beispiel:

image-20221208-155317.png

Bei den Dokumenten wird dann automatisch der gedruckte Beleg zusätzlich als PDF mit Ihrem hinterlegten Firmenpapier abgelegt.