PROFLEX® Erweiterungen eRechnung Lieferanten
1. Ausgangssituation
1.1 Aufgabenstellung
Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland Rechnungen digital empfangen und archivieren. Das heißt, Papierrechnungen gehören der Vergangenheit an. Keine Zettelwirtschaft mehr, keine überquellenden Aktenordner – nur noch digitale Abläufe, die sich automatisch in Ihre Geschäftsprozesse einfügen.
Die Formate:
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert und besonders anwenderfreundlich ist.
XRechnung: Ein standardisiertes XML-Format, das vor allem in der Kommunikation mit Behörden genutzt wird.
Beide Formate sind EN16931-konform, was bedeutet, dass Sie sich um die rechtlichen Anforderungen keine Sorgen machen müssen.
Kleinstbeträge unter 250,00 Euro sind von der Pflicht ausgenommen – ideal für alltägliche Ausgaben wie Tankrechnungen oder Bewirtungskosten.
1.2 Umsetzung
Mit PROFLEX® können Sie alle Rechnungsprozesse – sowohl eingehende als auch ausgehende – in Zukunft vollständig digital abwickeln.
Ausgangsrechnungen:
eRechnungen an Kunden werden je nach Einstellung in der Adresse automatisch erstellt. Das ist bereits jetzt möglich.
Eingangsrechnungen:
Zur Jahreswende 2024/2025 erhalten Sie eine neue PROFLEX®-Version, welche das Einlesen und Verarbeiten von eRechnungen (Lieferantenrechnungen) ermöglichen wird.
Diese Funktionalität wird sich nahtlos in die bekannte EK-Rechnungsprüfung einfügen und eine automatisierte Bearbeitung ermöglichen. Hierbei stoßen Sie die jeweiligen Schritte, für das Einlesen, Prüfen und Anlegen der Rechnung manuell an.
Der Arbeitsaufwand reduziert sich erheblich!
2. Schematische Darstellung
Die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen stellt sich wie folgt dar:
3. Erläuterung/Ablauf
3.1 Empfang der eRechnung
Sie erhalten von Ihrem Lieferanten eine PDF-Datei mit integrierter XML-Datei an.
Diese wird in einem definierten Übergabeordner abgelegt. Dies kann auch automatisiert durch Ihr DMS-System erfolgen.
3.2 Einlesen der eRechnung
Beim Einlesen der eRechnung in PROFLEX® wird diese in ein Vorlaufjournal gelesen und gleichzeitig in der PROFLEX® Dokumentenverwaltung abgelegt. Das Einlesen wird gezielt vom Anwender für beliebig viele Rechnungen ausgelöst.
3.3 Prüfen des Vorlaufjournals
Während des Einlesens werden inhaltliche Prüfungen vorgenommen, z.B. ob der Lieferschein und die Bestellung zugeordnet werden können. Selbstverständlich können auch Rechnungen ohne Bestellbezug verarbeitet werden.
Sollten Lieferant und Artikel in PROFLEX® noch nicht bekannt sein, können diese angelegt werden und werden dann zukünftig vorgeschlagen (eLearning)
Das PDF-Dokument kann zur Kontrolle eingesehen werden.
3.4 Anlegen der Rechnung
Dieser Vorgang wird vom Anwender angestoßen. Der Rechnungskopf und die Rechnungspositionen werden automatisch angelegt und mit den Werten aus der eRechnung gefüllt.
Abweichungen zwischen Bestellung und eRechnung werden kenntlich gemacht. Eine Bearbeitung der eingelesenen Rechnungsdaten ist manuell möglich.
3.5 Archivieren
Das Gesetz schreibt vor, dass die Original-eRechnung (mit E-Mail) archiviert werden muss. Da PROFLEX® keine rechtssichere Archivierung anbietet, ergeben sich folgende Möglichkeiten:
Archivierung manuell:
Sie müssen dafür Sorge tragen, dass die Dokumente entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und der gesetzlichen Vorgaben gespeichert werden. Eine reine Ablage in einem Verzeichnisbaum auf der Festplatte ist nicht ausreichend.
Archivierung über die FiBu (z.B. Datev):
Über die FiBu-Schnittstelle von PROFLEX® werden die eRechnungen an Datev übertragen. Die rechtssichere Archivierung erfolgt innerhalb des Datev-Systems. Um Dokumente zu übertragen, ist die Datev-XML-Schnittstelle Voraussetzung. Setzen Sie sich dazu mit uns in Verbindung.
Generell ist eine Übertragung der eRechnungen direkt an die Finanzbuchhaltung auch denkbar.
Die Möglichkeiten der Archivierung über das FiBu-System sind direkt mit dem Hersteller zu klären.
Auf alle Fälle sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung setzen und das Thema zeitnah besprechen.
Archivierung in einem DMS
Die eRechnungen werden wie gewohnt im DMS verarbeitet und archiviert. Diese müssen dann über einen Workflow im Übergabeordner zur Verfügung gestellt werden, damit die PROFLEX® Rechnungsprüfung durchgeführt werden kann.