Anleitung Abschlags-/Schlussrechnung

Inhalt

Es sollen Abschlagsrechnungen erstellt werden die mit einer Schlussrechnung abgeschlossen werden. Abschlagsrechnungen werden in PROFLEX immer kumuliert gerechnet.

Voraussetzungen

1. Auftrag

2. Bei Bedarf eine Manuelle Leistungsaufstellung

Ablauf

Alle zugehörigen Rechnungen werden dem Abrechnungskreis 1 (ABK) zugeordnet

ABK 1 Anzahlung 1      (1. Abschlagsrechnung)     30%

ABK 1 Anzahlung 2      (2. Abschlagsrechnung)    60%

ABK 1 Anzahlung 3      (3. Abschlagsrechnung)    90%

ABK 1 Schluss              (Schlussrechnung)        100%

                               Bei der Schlussrechnung werden die Anzahlungen dann abgezogen

Eine Abschlagsrechnung kann direkt erstellt werden oder über eine Manuelle Leistungsaufstellung.

Die Leistungsaufstellung ist für den Fall gedacht, dass ein Projektleiter die Leistungsaufstellung stellt und ein Bearbeiter diese in die Abschlagsrechnung übernimmt.

Rechnungskopf anlegen

Der Rechnungskopf kann wie gewohnt angelegt werden, mit der Besonderheit, dass bei dem Feld Art*: Abschlag ausgewählt wird.

Abrechnungskreise

Mit der Verwendung von Abrechnungskreisen, ist es möglich für einen Auftrag mehrere 1. Abschlagsrechnungen, 2. Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen zu erstellen.

Bis zu 9 Abrechnungskreise können eröffnet werde.

Es gibt immer einen Abrechnungskreis 1 in welchem beliebig viele Abschlagsrechnungen + einer Schlussrechnung enthalten sind.

Möchte man einen zweiten Abrechnungskreis eröffnen geht man folgendermaßen vor:

• Rechnungsnummer vergeben lassen

• Rechnungsart Abschlagsrechnung wählen

• Auftragsnummer angeben - im Feld Betreff wird nun die nächste Nummer der Abschlagsrechnung angezeigt. Wenn es schon 2 Abschläge gibt, steht hier nun 3. Abschlagsrechnung

• Im Feld Abrechnungskreis die dort vorhanden Zahl 1 mit der Zahl 2 überschreiben

• Im Feld Betreff wird nun 1. Abschlagsrechnung angezeigt

• Bei weiteren Rechnungen ist nun der Abrechnungskreis zu wählen, für den die jeweilige Rechnung geschrieben wird.

• Es kann bis zu 9 Abrechnungskreise geben.

Positionen übernehmen

Es können entweder die Positionen aus dem Auftrag oder aus der Leistungsaufstellung übernommen werden.

1. Rechtemaustaste oder Werkzeugfunktion - Übernahme - Auftrags-/Lieferscheinposition(en) oder Leistungsposition(en).

2. Übernahme von Auftrags-/Lieferscheinposition(en)
   Auftragsposition: Hier werden die benötigten Auftragspositionen ausgewählt
   optional kann in diesem Dialog bei Leistungsstand ( % ) übernehmen: Ein Leistungsstand eingetragen werden der für die Positionen automatisch übernommen wird. Alternativ kann in der Spalte Leistungsstand ein Leistungsstand eingetragen werden.

3. Übernahme von Leistungsposition(en):
   Leistungsaufstellung*: Hier wird die Leistungsaufstellung zugeordnet
   Auftragspositionen: In diesem Feld werden die benötigten Auftragspositionen ausgewählt
   Die Positionen werden dann mit dem eingetragenen Leistungsstand übernommen.

Um weitere Abschlagsrechnungen zu erstellen wird dieser Vorgang wiederholt, sobald der Bezug zum Auftrag erstellt wird zeigt PROFLEX die richtige Anzahl der Abschlagsrechnung an.

Die Schlussrechnung wird ebenfalls nach dieser Vorgehensweise angelegt mit dem Unterschied, dass die Art nicht Abschlag ist sondern Schluss. Die Positionen sollten in der Schlussrechnung im Leistungsstand bei 100% sein.

Zwischen den Abschlagsrechnungen kann es zu Zahlungen kommen die in der OP-Verwaltung eingetragen werden. Die Zahlungen werden in den Abschlagsrechnungen mit aufgeführt.