Bereitstellung der Adressen

Vorbereitung

Adressartenstamm

Mit der Funktion „Bereitstellen von Adressen“ kann man Adressen aus dem PROFLEX für zB. eine Serienbrieferstellung im Word exportieren.

Dazu geht man in das Menü <Vertrieb/Adressen/Adressen> und klickt auf das blaue Dreieck um zu den Werkzeugen zu gelangen. Hier wählt man sich die Option „Bereitstellung von Adressen“ aus.

In dem Dialog Bereitstellen der Adressen kann man verschiedene Exportformate wählen.

MS-Word Steuerdatei
MS-Outlook
Tobit/David

Mit Auswahl der Adressart und Doppelklick in das Feld der Adresse kann man über die individuell angelegten Selektionskriterien die gewünschten Adressen selektieren und übernehmen.

Weitere Optionen erhält man im Fenster der Adressbereitstellung, indem man z.B. Ansprechpartner mit dem Bereich <Allgemein> nicht mit auslesen (Option „Ohne <Allgemein>“) oder nur die Ansprechpartner übernehmen, die den Haken <Info> im PROFLEX gesetzt haben.
Wenn alle vorhandenen Ansprechpartner von Adressen exportiert werden sollen, leert man das Feld Anschprech. Bereich.

Um den Speicherort und den Dateinamen einzugeben klickt man auf die drei Punkte.

Dieser Dialog öffnet sich.
Hier den Speicherort auswählen und im Feld “Dateiname” den Namen des Dokuments angeben
(Nur bei MS-Word Steuerdatei)

Doppelte E-Mail-Adressen sowie Ansprechpartner ohne hinterlegter Mail-Adresse können über die entsprechenden Haken direkt herausgenommen werden.

Beim ausführen mit OK wird bei der Übergabeoption MS-Word Steuerdatei die Datei erzeugt.

Bei Übergabeoption Outlook wird ein Dialog mit der Auswahl der Outlookordner angezeigt. Hier ist der Ordner auszuwählen in welchen die Adressen geschrieben werden sollen.

Im weiteren Verlauf erfolgt die Frage ob vorhanden Kontakte gelöscht werden sollen.

JA - alle vorhanden Kontakte werden gelöscht und die neuen Adressen angelegt
NEIN - es werden die Kontaktdaten um die Adressen ergänzt