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Es besteht die Möglichkeit die in PROFLEX erzeugten Dokumente als PDF Datei an ein externes DMS zu übergeben.
DMS-Systeme können über eine OCR Erkennung das Dokument entsprechend den Vorgaben im DMS -System bei sich archivieren.
Manche DMS System habe die Möglichkeit die benötigten Daten direkt aus der DB von PROFLEX zu lesen. Hierzu ist eine ODBC Anbindung notwendig. Diese können Sie sich vom Support-Team von PROFLEX einrichten lassen. Für die Erstellung der Abfrage steht in der Support ebenfalls zu Seite. Die Einrichtung der ODBC Schnittstelle und der Abfragen werden nach Aufwand berechnet.
Einrichtung der Übergabe:
Arbeitsplatzeinstellungen
PROFLEX - System - Systemeinstellungen - Arbeitsplatzeinstellungen
Externe Archivierung
Externer PDF-Drucker: Angabe eines (virtuellen) Druckers, welcher vom DMS bereitgestellt wird. Dies ist nicht zwingend erforderlich und hängt von Ihrem DMS System ab.
PDF-Erzeugung ( Verzeichnis): Angabe in welchem Verzeichnis sich das DMS die von PROFLEX erzeugten PDF abholt. Das DMS muss so eingerichtet sein, dass die abgelegten PDF automatisch abgeholt werden und das Verzeichnis wieder leer ist.
PROFLEX Reports Zuordnung für DMS Verwendung
PROFLEX - System - Reports - Reports
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Auswahl des Report welcher an das DMS übergeben werden soll
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Option Speichern in PROFLEX Dokumentenverwaltung (1) aktivieren
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Option Externe Archivierung aktivieren (2)
Anbindung DMS über eine Webseite:
Menü Büro - DMS Dokumente
Hier kann aus PROFLEX das DMS angezeigt werden.
Dazu muss in den Firmengrundeinstellungen im Reiter Büro im Bereiche Dokumentenmanagementsystem die URL des Webserver und des Archivs angegeben werden.
Hinweis: Es wird das ganze DMS angezeigt. Die Auswahl und Suche nach Dokumenten erfolgt ausschließlich hier.
Die Suche nach einem Dokument aus dem DMS Archiv erfolgt über die Dokumentenverwaltung (Wenn dies von Ihrem DMS unterstützt wird.)