Konfiguration des OutputManagements

Voraussetzungen/Beschreibung

Programm Microsoft Outlook wird benötigt

Menüpunkt System – Systemeinstellungen – Arbeitsplatzeinstellungen
Bereich: Outlook/Mail: Angabe des Outlook Clients.

Ohne diese Angabe können keine E-Mails erzeugt werden. Es muss im Feld Outlook / Tobit in der Zeile E-Mail Client Outlook ausgewählt sein.

Reiter Outputmanager

MENÜ: <Vertrieb - Adressen - Adressen>

Auswahl der Adresse für die eine Einstellungen vorgenommen werden soll.
Adressen können durch einen Doppelklick im Feld Adressen gesucht und ausgewählt werden.

Auswahl Reiter <OutputManagement>.
Typ der Ausgabe: Auswahl ob der Beleg per Druck, per EDI oder E-Mail ausgegeben werden soll.
Für den gewünschten Bereich kann der Typ der Ausgabe ausgewählt werden, indem man das Feld unter Typ der Ausgabe in der Zeile für den jeweiligen Bereich aufklappt.

Exemplare: Angabe der Anzahl der Druckexemplare. Funktion nur vorhanden, wenn als Ausgabe Druck ausgewählt ist ansonsten wird das Feld automatisch geleert und ist auch nicht mehr editierbar.

Auswahl <Mail>:

Wählt man Typ der Übertragung: E-Mail so werden in der Spalte E-Mail-Adresse automatisch die Ansprechpartner mit angelegter E-Mail-Adresse angezeigt.
Möglich ist es auch einen Bereich doppelt anzulegen mit unterschiedlichen Ausgabetypen, wenn die Übertragung per E-Mail und per Druck erfolgen soll.
Für einen Bereich kann mehr als eine E-Mail-Adresse eingetragen werden mit <;> getrennt.

Datei-Präfix und Datei-Suffix, nur bei EDI:

Beim Versand als E-Mail wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt. Der Dateiname dieser PDF-Datei wird von PROFLEX angelegt, nach dem Schema <Bereich> <Vorgangsnummer>.pdf. (Bsp. (RECHNUNG 00001).
Bei einer Angabe einer Präfix wird diese Präfix vor dem Belegbereich in dem Dateinamen erzeugt, als Sufix am Ende des Dateinamens. (Bsp. Präfix = “P-”, Dateiname: P-RECHNUNG 00001.pdf)

Output Übergabeverzeichnis:

Bei Typ der Ausgabe <EDI>, wird die Angabe eines Dateiverzeichnisses benötig, um die erzeugte EDI-Datei abzuspeichern. Aus diesem Verzeichnis wird die Datei dann per FTP versendet.