Prozessablauf bei eRechnungen

Dies ist ein Vorschlag wie die eRechnungen im Unternehmen abgearbietet werden. Optional wird ein DMS für die Dokumentenablage eingesetzt.

1. Lieferanten / Kreditoren

• Lieferanten müssen in Zukunft die Rechnungen im ZUGFeRD-Format zusenden.

• Informieren Sie den Lieferanten an welches E-Mail Konto die Rechnung gesendet wird.

2. Eingang der Rechnungen

• Die ZUGFeRD-Rechnungen gehen künftig in ein Invoice-Postfach in Outlook ein.

• Sie können im Posteingang einen Unterordner mit dem Namen „ZUGFeRD-Rechnung“ anlegen.

3. Import in DMS (Optional)

• Ihr DMS holt die ZUGFeRD-Rechnungen aus diesem Outlook-Ordner ab.

• Anschließend werden die Rechnungen automatisch in das DMS importiert.

4. Prüfung im DMS (Optional)

• Im DMS wird per Workflow geprüft, ob zur Rechnung eine passende Bestellnummer in PROFLEX vorhanden ist.

5. Übergabe an PROFLEX

• Wenn eine passende Bestellung vorhanden ist, legt das DMS die originale ZUGFeRD-Rechnung in einem Freigabe-Verzeichnis auf dem PROFLEX-Server ab.

• PROFLEX/ DMS muss dieses Verzeichnis in der Schnittstellenmaske hinterlegen.

  • MIT DMS: PROFLEX holt die Rechnung dort ab und gleicht im Rechnungsprüfungsprozess die Bestelldaten mit den Rechnungsdaten ab.

  • Ohne DMS: Der Anwender kopiert die Rechnungen aus Outlook in den Importordner von PROFLEX

• Die digitalen Daten aus der ZUGFeRD-Rechnung werden automatisch in PROFLEX übernommen.

6. Abschluss der Rechnungsprüfung

• Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung in PROFLEX durch den Einkauf wird der Haken „RP erledigt“ gesetzt.

• Anschließend muss der Einkauf im DMS noch den „Erledigt-Stempel“ setzen. (Optional)