Rechnung: Einrichten/Erzeugen von XRechnungen/ZUGFeRD (Gotomaxx)

Inhalt

Es sollen XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen aus PROFLEX® heraus erzeugt und verschickt werden.

Durch Nutzung des gotomaxx PDFMailer 7 ist die Erzeugung von XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien in PROFLEX® in den E-Mailversand und den Outputmanager integriert worden.

Zielsetzung/Nutzen

Seit 27.11.2020 sind die Lieferanten des Bundes verpflichtet XRechnungen zu stellen, anderenfalls findet keine Bearbeitung der gestellten Rechnung statt. Auch Auftraggeber der Länder und Kommunen müssen bereits jetzt das XRechnungsformat akzeptieren und werden in absehbarer Zeit diesen Standard verpflichtend von

Umsetzung/Leistungsumfang

Fachliche Umsetzung

Nach entsprechender Lizensierung und Konfiguration können über die gewohnten Wege der Dokumentenerzeugung in PROFLEX® neben den PDF-Dateien auch XML (XRechnung) bzw. PDF-Dateien mit integriertem XML (ZUGFeRD) erzeugt und versandt werden.

Technische Umsetzung

Durch Ausgabe des entsprechenden Reports über den Druckertreiber des gotomaxx PDFMAILER 7 werden anhand von Steuerzeichen Inhalte der PROFLEX®-Datentabellen in eine XML-Datei (XRechnung) oder eine PDF-Datei mit sogenanntem embedded XML geschrieben.

Voraussetzungen

• Es muss die aktuelle PROFLEX® -Version installiert sein.

• Die Erweiterung Erstellung eRechnungen (FLX_FKT_ERECH_SYS) muss lizensiert sein.

• Der PDFMAILER 7 oder 8 von gotomaxx muss installiert, lizensiert und konfiguriert sein(mindestens Edition Professional bei Clientinstallation, Team bei Terminalserver).
  

Detailbeschreibung

Die folgende Beschreibung fokussiert sich auf die Erstellung von XRechnungen. Das Vorgehen für ZUGFeRD ist analog.

Vorbereitungen in PROFLEX®

Drucker GOTOMAXX anlegen

Es muss der Drucker GOTOMAXX angelegt werden, damit PROFLEX® weiss, wie der gotomaxx PDFMAILER angesprochen werden soll.

• Öffnen der Maske Drucker (System-->>Reports -->> Drucker)

• Umstellen auf Arbeitsplatz:

• PROFLEX-Druckername GOTOMAXX wählen, Druckeranschluss zuweisen klicken und den gotomaxx PDFMAILER wählen:

• Um dann so aussehen:

Report als eRechnungs-Report kennzeichnen

In der Oberfläche Reports (System à Reports à Reports) den gewünschten Rechnungsreport auswählen und den Haken bei als eRechnung erstellen markieren:

Diese Markierung bewirkt, dass dem Report eine (im späteren PDF unsichtbare) Zeile eingefügt wird. Über diesen Steuercode weiss der PDFMAILER, wo er die Steuerdatei zur Erzeugung der XML findet.

(eRechnungs-)Pflichtfelder der eigenen Adresse ergänzen

In der eigenen Adresse (Bewertung E) müssen zur Erstellung von eRechnungen über den gotomaxx PDFMAILER folgende Felder gefüllt sein: 

(eRechnungs-)Pflichtfelder der Kundenandresse ergänzen

In der Kundenadresse (Rechnungsadresse!), an die eine eRechnung verschickt werden soll, ist zwingen das neue Feld Leitweg-ID im Reiter Abwicklung zu füllen! Außerdem verlangt die Erstellung einer eRechnung die folgenden ausgefüllten Felder: 

Konfiguration OutputManagement

Im OutputManagement gibt es drei neue Optionen:

• Mail XRechnung PDF + XML: Es werden sowohl das PDF als auch die XML erzeugt,

• Mail XRechnung XML: Es wird nur die XML-Datei erzeugt,

• Mail ZUGFeRD: Es wird ein PDF nach ZUGFeRD-Standard mit embedded XML erzeugt.

 Um den OutputManager für eRechnungen zu nutzen ist bei der Rechnungsempfängeradresse im Reiter OutputManagement der Bereich Rechnung entsprechend der gewünschten Dateien einzustellen.

Ländercodes prüfen

In der Maske Länder/Belegsprachen (Stammdaten à Vertrieb à Länder Belegsprachen) müssen die Länder, die für den eRechnungsversand genutzt werden, den Ländercode gemäß ISO 3166 ALPHA-2 hinterlegt haben. Gängige Beispiele sind:

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten

Kundenindividuelle Steuerdatei erzeugen

Es besteht die Möglichkeit für jede Adresse eine eigene Steuerdatei anzulegen. Hierzu geht man in der jeweiligen Adresse auf den Reiter OutputManagement und klickt auf das Tabellenkreuz oben links mit der rechten Maustaste: 

Dort wählt man den Punkt E-Rechnungen à Steuerdatei bearbeiten und es öffnet sich Ihre Standardanwendung zur Bearbeitung von txt-Dateien (hier Notepad++). Darin sind alle Steuerzeichen aufgelistet, die an den gotomaxx PDFMAILER übergeben werden. Die Bedeutung der Steuerzeichen kann bei gotomaxx nachgeschlagen werden.

 Beispiel: Setzen eines fixen Ansprechpartners auf Seiten des Rechnungserstellers, egal wer in der Rechnung in PROFLEX® hinterlegt ist:

Die Zeilen

@@xi SELLER_CONTACT_NAME=@@

@@xi SELLER_CONTACT_PHONE=@@

@@xi SELLER_CONTACT_EMAIL=@@

Werden durch folgende Zeilen ersetzt:

@@xi SELLER_CONTACT_NAME= Max Mustermann@@

@@xi SELLER_CONTACT_PHONE= +49 123 456789@@

@@xi SELLER_CONTACT_EMAIL= max.mustermann@musterfirma.de@@

Somit ist Herr Max Mustermann mit der Telefonnummer +49 123 456789 und der E-Mail-Adresse max.mustermann@musterfirma.de fest in Rechnungen an den Kunden mit der Adresse K 025611 hinterlegt.

Die erzeugte kundenindividuelle Steuerdatei wird nach folgendem Schema benannt:

Adressart Nummer-Rechnungstyp.txt

Die Steuerdatei in obigem Beispiel bezieht sich also auf die Kundenadresse (K) Nummer 025611 und dient der Erzeugung von XRechnungen.

Wichtige Informationen zur Umsetzung

Felder des XRechnungsstandards, die in PROFLEX® nicht existieren:

Da die Adressen in PROFLEX® keine Entsprechungen enthalten werden die Felder Adresse2 und Adresse3 bei allen Adressen in der XRechnung nicht gefüllt.

Zu- und Abschläge

Anders als PROFLEX® kennt der XRechnungsstandard keine Zu-/Abschläge auf Bruttobeträge, sondern nur auf Nettobeträge. Folglich werden ausschließlich Zu-/Abschläge auf Netto, die in der Rechnung unter dem Reiter Summen aufgeführt sind auch in die eRechnung, sprich die XML-Datei, übergeben. Wichtig ist hier, dass in der Leistungsart in der Steuerkategorie ein ,,S,, drinnen steht.

Version des XRechnungsstandards

 Ablauf zur Erzeugung der eRechnung

• Im Druckerdialog wird das Rechnungsformular ausgewählt

• Dann die Kachel für die Funktion Output wählen

  • Entsprechend den Einstellung wird das Dokument erzeugt und versendet.

Problembehebung

Sind die Vorlagedateien vorhanden?

Im PROFLEX-Ordner wird durch das Update auf eine Version >= 20.4.0(Build 201207-1) automatisch der Unterordner eRechnungVorlagen angelegt. Darin werden die beiden Standardvorlagen

·         _DefaultXRechnung.txt

·         _DefaultZUGFeRD.txt

angelegt. Sind diese nicht vorhanden können keine eRechnungen erstellt werden!

Achtung: Der Pfad zu diesen Vorlagedateien ist NICHT frei konfigurierbar!

Sind die Pflichtfelder gefüllt?

Auf Grund der Vorgaben sowohl des XRechnungsstandards als auch seitens gotomaxx zur Erstellung von XRechnungen prüft PROFLEX ob folgende Felder gefüllt sind und meldet, dass eventuell nicht alle Pflichtfelder gefüllt sind, wenn dies nicht der Fall ist:

Nützliche Informationsquellen und Hilfen

Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)

Unter https://www.xoev.de/xrechnung-16828 finden Sie alle Informationen der KoSIT als Hüterin des deutschen Standards XRechnung bezüglich Anforderungen und Umsetzung des Standards. Unter anderem finden sich hier Tools zur Prüfung von XRechnungen (kommandozeilenbasiert!) sowie die jeweils gültigen Referenzdokumente, in denen die verschiedenen Informationselemente und Geschäftsregeln der XRechnungsobjekte definiert werden.

OpenXRechnungsToolbox

Will man eine XRechnung prüfen so gibt es, aufbauend auf dem offiziellen Java Kommandozeilentool der KoSIT, hierfür das OpenSource Tool OpenXRechnungsToolbox: https://jcthiele.github.io/OpenXRechnungToolbox/

Damit kann man im Fehlerfall sehr schnell per Drag & Drop XRechnungen auf Konformität zum Standard prüfen.

Hilfe zum gotomaxx PDFmailer

Die Onlinehilfe von gotomaxx bezüglich des PDFmailers ist unter zu erreichen.

Von besonderer Bedeutung ist die Seite mit den Steuerzeichen zur eRechnung XRechnung / ZUGFeRD für die Erstellung von kundenindividuellen XRechnungen: https://pm7setup.gotomaxx.com/pdfmailer7_docs/de/controls-xrechnung.html

Checkliste mit allen Pflichtfeldern

XRechnung_Pflichtfelder.pdf

Nutzung PDFMAILER.ARCHIV

wir möchten Sie über das neueste Update der PDFMAILER CLOUD Services und Lizenzverwaltung informieren, das nun die PDFMAILER.ARCHIV Lösung für Sie als Technologiepartner lizenzierbar macht.

Die jüngsten Änderungen betreffen Sie als Technologiepartner auf zweifache Weise:

Seit dem 04.04.2024 werden automatisch alle von Ihnen erstellten PDFMAILER Lizenzen (nicht PDFMAILER Pure) mit einem kostenfreien Zugang zum PDFMAILER.ARCHIV ausgestattet Dieser Zugang ist auf 200 Dokumente und einen Benutzer beschränkt und dient als Testversion für Ihre Kunden.

Durch den aktuellen PDFMAILER Lizenzmanager haben Sie als Technologiepartner die Möglichkeit, kostenpflichtige Archivlizenzen zu bestehenden oder neuen PDFMAILER Lizenzen hinzuzubuchen. Diese werden gemäß der aktuellen Preisliste abgerechnet.

Lizenzierung_PDFMAILER_Archiv.pdf PROFLEX eRechnung (Kundenversion).pdf