Dokumentenverwaltung Ablauf
Inhalt
Mit der Dokumentenverwaltung können alle Datei zu einem Auftrag abgelegt werden. Es können dabei alle Vorgänge wie Angebot, Auftrag,..) entsprechende den Archivierungsregeln im Dokumentenartenstamm archiviert werden. Zusätzlich können alle Arten von Dateien ebenfalls einem Vorgang zugeordnet werden.
Der Dokumentenbaum beinhaltet für die meisten PROFLEX-Vorgänge einen Ablageordner.
In der Dokumentenverwaltung werden alle von PROFLEX erzeugten Belege abgelegt.
Die Dokumente werden zu einem Auftrag archiviert.
Dokumente können auch einer Adresse zugeordnet werden
Zu der Vorhanden Ablagestruktur können weiter kundenspezifische Ordner zugefügt werden.
Die Ablagestruktur ist 1-stufig, Unterordner können je Auftrag anlegt werden.
Es können E-Mails mit oder ohne Anlage und jede weitere Form von Dateien einem Auftrag zugeordnet werden.
Die PROFLEX Dokumentenverwaltung ist kein DMS-System.
Voraussetzungen
Einrichten des Dokumentenartenstammes
Optional WORD 32 Bit Anwendung bei Verwendung der Vorlagenvariablen
Ablauf
Dokumentenverwaltung
Aufruf PROFLEX Schnelleleiste oder Büro | Dokumente
Auswahl eines Filters zur Ansicht der Dokumente
Alle - Ansicht aller Dokumente, auch Auftragsübergreifend
Filter - Ansicht aller Dokumente entsprechend dem Reiter Filter gewählten
Aktuell - Alle Dokumente zum gewählten Vorgang im Hauptfenster, incl. kopierten Dokumenten
Aktuell (nur interne) - alle Dokumente welche dem Vorgang im Hauptfenster zugeordnet sind, ohne kopierte Dokumente
Baumstruktur mit allen Ablageordner je Vorgang
Bei Filter Aktuell werden alle Dokumente zu dem im Hauptfenster gewählten Auftrag angezeigt
Dokument importieren
Import mit Drag&Drop
Auswahl der Datei im Dateiexplorer und per Drag&Drop auf den gewünschten Vorgangsordner in der Dokumentenverwaltung ziehen.
Wenn man die Datei auf den Ordner fallen lässt, erscheint ein Dialog zum kopieren oder importieren, siehe Unterschied Importieren von Dokumenten und Kopieren
